2.3.9 Presentación Ejecutiva del bosquejo de Anteproyecto bajo una estructura básica.

Se ha generalizado la expresión "ciclo de un proyecto" para referirse al proceso completo, diferenciado en etapas, que, por lo general, sigue un proyecto tipo sea ejecutado por la Cooperación multilateral, por la no gubernamental o por la descentralizada.

Las distintas etapas o momentos internos, que suelen señalarse son las siguientes:

1.    Identificación

2.    Diseño y Elaboración

3.    Formulación

4.    Presentación

5.    Aprobación

6.    Ejecución

7.    Seguimiento

8.    Evaluación

A veces se "sintetizan" reduciéndolas a la 1 que incluiría las cuatro siguientes, a la 6 con la doble función de la 7, y a la 8; Aquí explicaremos las ocho, porque conviene conocerlas todas:

1.    Identificación: es el momento principal, imprescindible para que nazca con bien un proyecto; consiste en:

1.1. Analizar, Medir, calcular y ordenar de mayor a menor, con la máxima precisión posible y con la participación directa de los afectados o destinatarios ejecutores o protagonistas del proyecto, conjunto y prioridad de las necesidades o problemas reales que tiene o padece la población área o sector que ha de beneficiarse del futuro proyecto; el conjunto de recursos materiales, técnicos, económicos y humanos- propios y disponibles que tiene esa población, en función de las necesidades o problemas y sus soluciones posibles.

1.2. Estimar con el máximo realismo posible y con la misma participación directa de los destinatarios que han de implicarse en el proceso, el conjunto de potencialidades que existen en el área o sector implicado para superar la situación en la que se encuentra, el conjunto de condiciones, recursos propios y Externos que serían necesarios para lograr todas las potencialidades.

2.    Diseño y Elaboración: Con los datos anteriores, las Comunidad y sus técnicos, comienzan a buscar y discutir lo que será el proyecto:

2.1. Los fines y objetivos que se pueden y pretenden alcanzar;

2.2. Los recursos, medios e instrumentos que se necesitan usar;

2.3. Los procedimientos, técnicas, modos de hacer y métodos que hay que aplicar;

2.4. Los tiempos necesarios estimados para conseguir las metas previstas;

2.5. El tipo de organización que va a requerir dicho proceso;

2.6. Las tareas y funciones que ha de cumplir cada elemento.

2.7. La manera de ir evaluando los resultados parciales y la forma de revisar y rectificar los posibles fallos o desviaciones.

3.    Formulación: Es el tiempo de expresar por escrito y conforme los cuestionarios o normativas de las Agencias hacia donde hay que dirigir el proyecto, todo lo acordado en la etapa anterior y su lógica o coherencia interna, su racionalidad, su viabilidad y su factibilidad.

4.    Presentación: Hecha la Formulación se envía al par, agente, contraparte "intermediario" o a la Agencia de Ayuda que ha de tramitar la solicitud de los recursos externos que se necesitan. Ajustándose a las condiciones puestas o establecidas por las distintas líneas de cooperación de los distintos organismos receptores de proyectos, se presenta la solicitud; quedando siempre dispuestos a discutir aspectos y detalles, ajustar los presupuestos, explicar las dudas, acomodarse a las circunstancias y especificaciones que imponen los donantes.

5.    Aprobación: Durante un tiempo se queda a la espera para su estudio y aprobación o denegación. Suponiendo que es aprobado y concedidos los recursos necesarios solicitados, se pasa a la etapa siguiente.

6.    Ejecución: Al comunicarse la concesión de los recursos, el grupo responsable de la organización del proyecto se pone en marcha para llevarlo a la práctica. Suele necesitarse un reajuste del plan de acción, motivado por el paso del tiempo y la inevitable movilidad de los elementos; una vez reajustado, entra la etapa decisiva de ejecutar el plan de acción conforme lo previsto y participado por la colectividad. La programación concreta en todos sus detalles, así como el cumplimiento riguroso de los trabajos y responsabilidades es lo que asegurará la eficacia de los resultados y la eficiencia en el buen uso de los medios y recursos utilizados.

7.    Seguimiento: Es una etapa que se aplica tanto a los responsables de la coordinación del plan de acción como, en otro tipo de funciones, a los intermediarios o responsables de la concesión del recurso externo. El buen seguimiento es la atención puesta sobre la dinámica del proceso para impulsar, corregir, reajustar, intensificar o simplemente acompañar un determinado modo de hacer.

8.    Evaluación: Un buen seguimiento lleva siempre unido una constante evaluación/ autoevaluación, hecha por los sujetos activos de la ejecución; y heteroevaluación, hecha por el agente externo responsable de la concesión. Pero también se trata de medir al final del proceso no sólo los resultados obtenidos, los objetivos logrados, el cambio producido, las necesidades cubiertas, la participación de los destinatarios y protagonistas, el correcto uso de los medios e instrumentos, sino la rentabilidad de todos los recursos, incluido el tiempo aplicado a todo tipo de acción o del trabajo. De la correcta evaluación dependerá la sostenibilidad, la continuidad del proceso; pues para eso se hace: para ver hasta donde se ha llegado y redefinir el proceso a seguir. Los criterios de evaluación son diversos, si bien suelen aplicarse fórmulas adaptadas de la ratio costo/beneficio o costo/eficiencia.